Opret ordre
I menuen øverst på siden finder man knappen Opret Ordre, ved at klikke på denne komme man ind på siden hvor man kan oprette en ny ordre.
Det er vigtigt at huske på at ordren endnu ikke er oprettet. Vi er i gang med udfylde de mest relevante informationer til ordren. Derefter er den oprettet.
Det første Simplanner gør når en ny ordre ønskes oprettet er at tildele ordren et ordrenummer. Du kan altid ændre ordrenummeret så det passer til dit nummer system. Det eneste du skal huske på er at ordrenummeret kun kan benyttes af én ordre i Simplanner.
Et ordrenummer kan sagtens indeholde bogstaver, tal og tegn.,
Det næste vi anbefaler du udfylder på din ordre er ordrens titel.
Dette felt er ikke en beskrivelse af ordren, men kort tekst som identificerer ordren.
Det hjælper dig med at huske på hvad ordren omhandler.
Når du har udfyldt felterne skal du trykke på knappen Gem nederst på siden. Når det er gjort er ordren gemt i Simplanner.
Slet ordre
Hvis du ønsker at slette en ordre skal du trykke på slet knappen nederst på siden.
Vær opmærksom på at hvis du sletter en ordre så fjernes den helt fra Simplanner og kan ikke genskabes.
Du kan ikke slette en ordre som har registreringer på sig. Du skal her sætte ordren til færdig i stedet.
Hvis du ønsker at lukke en ordre men ikke ønsker at slette dens registreringer kan du gøre dette ved at sætte ordrens status til færdig. Det fortæller systemet at ordren ikke længere benyttes.
Afslut / Luk ordre
Hvis du ønsker at lukke en ordre men ikke ønsker at slette dens registreringer kan du gøre dette ved at sætte ordrens status til færdig. Det fortæller systemet at ordren ikke længere benyttes.
Rediger kunde på ordre
Alle ordre hører til en kunde. Det hjælper med at holde styr på fakturering og udført arbejde.
Når du klikke på feltet Kunde kommer der et vindue frem hvor du kan søge kunder ud fra dit system. Du kan her søge både på kundens nummer eller navn.
For at vælge en kunde skal du klikke på linjen, hvorefter vinduet lukker igen.
Knappen ved siden af kundefeltet fører dig over til kundens side i Simplanner. Her kan du se flere informationer omkring kunden.
Rediger ansvarlig på ordre
På en ordre kan man angive hvem der har ansvaret for at ordren bliver gennemført. Dette kan være en hjælp hvis der er spørgsmål i forhold til ordren på et senere tidspunkt.
Når man klikker på feltet Ansvarlig så kommer et vindue frem hvori man kan søge på medarbejdere i virksomheden.
Når man vælger en af disse medarbejdere lukkes vinduet igen.
Ændre starttid og budget timer på en ordre
En ordre har altid en starttid. Dette hjælper med at begrænse ordrens omfang. Ordrens sluttid er baseret på den sidst planlagte opgave på ordren.
Opgaver på en ordre kan ikke planlægges til at starte før ordrens starttid.
Det er muligt at definere mængden af timer som er afsat til en ordre, det kalder vi budgetteret timer eller forkortet til budget.tim.
Feltet behøver ikke at blive udfyldt men er en stor hjælp hvis man arbejder med et fast antal timer til en opgave.
Når der planlægges opgaver på en ordre kan man se det samlede antal planlagte timer på en ordre. Dette kan holdes op imod det budgetteret antal timer på ordren. På den måde har man det fulde overblik over om en ordre er afgrænset korrekt.
Leverings adresse på ordre
På siden ser du en række faner. Under dem finder du flere informationer omkring ordren. Her finder du for eksempel en beskrivelse af ordren, ordrens leverings adresse og tidsregisteringer som er lavet på opgaver på ordren.
Når vi klikke på fanen så foldes et skærmbillede ud hvor du kan se ordrens leverings adresse.
Du kan her se ordrens leverings adresse, samt kundens adresse som den står i Simplanners kundekartotek.
I højre side vises ordrens nye levering. Hvis denne er tom benyttes kundens adresse som ses i venstre side.
Det betyder at hvis man ikke udfylder en leverings adresse på ordren, så har den samme leverings adresse som kunden.
I venstre side finder du kundens adresse. Denne adresse kommer fra kunde kartoteket.
For at ændre på kundens adresse skal du ind på kundens side i Simplanner hvor du kan rette dens oplysninger.
Opret opgave på ordren
Når en ordre er oprettet i Simplanner vil du kunne se at der nu er kommet nogle ekstra felter på ordren. Disse felter er til oprettelse af opgaver på ordren.
For at oprette en opgave skal du trykke på opret ny opgave knappen (se billedet).
Opgaver benyttes i til at planlægge hvad den enkelte ressource skal udføre eller er booket til. Det er disse opgaver som vises i kalenderen.
Når du har trykket på knappen kommer der en ny teamlinje frem på skærmen.
Denne linje repræsenterer et team i Simplanner.
Et team er en samling af opgaver som skal starte og stoppe på samme tid. Som minimum består et team af én opgave.
Et team har en starttid og en sluttid. Disse tider bliver overført til de opgaver som er på teamet, så alle på et team starter og stopper på samme tid.
Det er også denne tid som bliver lagt sammen til ordrens planlagte timer.
Vi anbefaler at man afgrænser et teams tid til den tid et team skal arbejde i løbet af en dag, da dette giver det mest fleksible og realistiske billede i kalenderen.
Et teams består af mindst en opgave (markeret med rød på billedet).
Hver opgave i et team være planlagt på forskellige ressourcer, have forskellige opgavetyper samt titler og bemærkninger. Det eneste som er fælles for dem er deres starttid og sluttid som er bestemt af teamets starttid og sluttid.
Flytter man en opgave i kalenderen som er en del af et team, så flytter man hele teamet på en gang. Så team opgaver følger altid med hinanden.
Opgaver i Simplanner har det vi kalder en status, denne viser om en opgave venter, er klar til at starte, er i gang, er blevet stoppet, om den er færdig/ afmeldt eller sågar faktureret / godkendt.
Alle opgaver i Simplanner har deres eget unikke nummer. Dette nummer bliver givet af programmet og kan ikke ændres på et senere tidspunkt.
Et opgave nummer er en stor hjælp til at afgrænse hvilken opgave man arbejder med og nummeret kan bruges øverst på siden til at søge den enkelte opgave frem.
Alle opgaver hører til en eller flere opgaveplaner. Feltet opgaveplan fortæller hvilken kalender opgaven hører mest til.
Felterne Ressource og Aktivitet bliver bestemt ud fra opgaveplanen.
Feltet Ressource fortæller hvilken ressource i Simplanner opgaven skal bookes på.
Listen over ressourcer som kan vælges på en opgave afhænger af den kalendersom opgaven er knyttet til via dens opgaveplan.
Alle opgaver har en Aktivitet. En aktivitet er en grov beskrivelse af hvad opgaven omhandler. En mere præcis beskrivelse vil blive givet under opgavens beskrivelse.
Listen over aktiviteter er ligesom listen over ressoucer afhængig af den kalender som opgaveplanen peger på.
Det er en god ide at give en opgave en titel. Det er en kort beskrivelse af hvad opgaven går ud på, som ikke er beskrevet af opgavens aktivitet.
Hvis opgavens aktiviet og titel ikke er fyldestgørende for hvordan opgaven skal udføres er der her feltet beskrivelse som indeholder en mere detaljeret beskrivelse af opgaven.
Slet opgave
Hvis du ønsker at slette en opgave kan du gøre dette ved at trykke på knappen slet som ligner en skraldespand (se billedet).
Du vil herefter blive bedt om at bekræfte sletningen.
Hvis opgaven har vareregistreringer eller tidsregistreringer på sig, så kan du ikke slette opgaven. Her skal du i stedet sætte opgavens status til afmeldt.
Dette svarer til at slette opgaven men uden at man mister informationer omkring opgavens udvikling frem til tidspunktet den blev afmeldt.
Kopier opgave / team
På billedet ses knappen som kopierer et team. Dette er en smart måde til hurtigt at oprette teams til forskellige dage, da man kun skal ændre starttid og sluttid for teamet og de vil derefter alle flyttet til den nye dato.
Hvis der er planlagt teams på forskellige datoer kan disse ses som faner over listen af teams. Hver fane indeholder de teams som starter den samme dato som vises på fanen.
Fanen skifter farve baseret på status af de opgaver som ligger under fanen. Så hvis alle opgaver er afmeldte vil fanen bliver blå. Er den opgave stoppet vil den blive rød osv. Det giver dig et overblik over opgaverne i de forskellige faner.